5 nejčastějších chyb při nastavování přístupových systémů

Elektronické přístupové systémy dnes tvoří základ zabezpečení mnoha firemních objektů, kanceláří, výrobních hal i škol. Správně nastavený systém chrání majetek, zajišťuje kontrolu nad pohybem osob a přináší komfort i přehled. Pokud je však systém nastaven chybně, může se stát slabým místem celého bezpečnostního řešení. V tomto článku vám přinášíme pět nejčastějších chyb, kterých se firmy dopouštějí při nastavování přístupových systémů a rady, jak se jim vyhnout.

1. Nedostatečná analýza potřeb a prostředí

Jednou z nejčastějších a zároveň nejzásadnějších chyb při nastavování přístupového systému je podcenění úvodní analýzy. Firmy často vybírají systém podle ceny, vzhledu nebo doporučení jiných subjektů bez důkladného posouzení vlastních potřeb. Výsledkem pak může být systém, který neodpovídá provozu firmy, neřeší její specifické požadavky a v praxi se ukáže jako nevhodný či neefektivní.

Je rozdíl, zda přístupový systém zavádíte ve výrobní hale s desítkami zaměstnanců ve směnném provozu, v administrativní budově s pevnou pracovní dobou, nebo ve školském zařízení s důrazem na bezpečnost a dohled nad vstupy. Každý typ provozu má jiné nároky na zóny, časová oprávnění, identifikační média (RFID karta, čip, mobilní aplikace, biometrie), integraci s dalšími systémy (docházka, zabezpečení, kamerový systém) nebo požadavky na správu a reporting.

Bez detailní vstupní analýzy tak může dojít například k:

• poddimenzování systému – např. málo čteček nebo absence rezervních vstupů,
• překročení rozpočtu – kvůli dodatečnému rozšiřování funkcí, které nebyly zohledněny,
• nižší bezpečnosti – neodhalené rizikové zóny nebo snadno obejitelné vstupy,
• uživatelskému diskomfortu – systém neodpovídá provozní realitě (např. zbytečně složité ovládání pro běžné zaměstnance).

🔍 Doporučení: Ještě před samotnou instalací proveďte pečlivý audit přístupových potřeb a zvažte konzultaci s odborníkem. Identifikujte kritické body, určete, kdo má kam a kdy přístup, a zohledněte budoucí vývoj firmy (např. možnost rozšíření systému o další vstupy nebo pobočky). Dobrý návrh na míru vám ušetří náklady i problémy do budoucna.

2. Chyby v nastavení oprávnění uživatelů

I ty nejlepší přístupové systémy ztrácejí smysl, pokud nejsou správně nastaveny z hlediska oprávnění uživatelů. Velmi častou chybou je buď příliš volný přístup, kdy mají zaměstnanci přístup i tam, kam by neměli, nebo naopak zbytečně přísná omezení, která komplikují každodenní provoz a vedou ke zbytečným obcházením systému.

Mezi časté chyby patří:

• kopírování oprávnění mezi uživateli bez kontroly – každý pracovník by měl mít přístup podle své pozice a role,
• opomenutí odebrání přístupů při změně pozice, odchodu zaměstnance nebo externisty,
• neaktualizovaná oprávnění – firma roste, ale přístupy zůstávají nastaveny podle staré struktury,
• nastavení výjimek bez evidence – například dočasné přístupy nejsou po čase zrušeny.

💡 Řešení: Doporučuje se zavést pravidelný audit přístupových práv a jejich aktualizaci při každé organizační změně. Moderní přístupové systémy – jako například Clockan – umožňují detailní správu oprávnění podle rolí, časových oken i jednotlivých dveří. Kromě vyšší bezpečnosti přináší i přehledné reporty a snadnou kontrolu nad tím, kdo se kdy kde pohyboval.

3. Podcenění zabezpečení správy systému

Přístupový systém není jen o tom, kdo otevře které dveře. Důležitou roli hraje i samotná správa systému – tedy kdo má oprávnění přidávat a odebírat uživatele, měnit oprávnění, nastavovat časy přístupu nebo generovat přehledy.

Podcenění zabezpečení těchto administrátorských práv může vést k závažným chybám nebo dokonce ke zneužití. Pokud se k administračnímu rozhraní dostane neoprávněná osoba (například bývalý zaměstnanec nebo někdo bez dostatečného školení), může nepozorovaně měnit nastavení nebo si vytvořit vlastní přístup.

Nejčastější slabiny v zabezpečení správy systému:

• Slabá nebo výchozí hesla do administrace (např. „admin“ / „1234“).
• Sdílení jednoho účtu mezi více správci bez záznamu změn.
• Absence dvoufaktorového ověření (2FA).
• Přístup k systému z nezabezpečených zařízení (např. domácí počítač, mobil bez PINu).
• Žádný monitoring činností administrátorů – není jasné, kdo kdy co změnil.

💡 Doporučení: Přístup ke správě systému by měl mít jen omezený počet důvěryhodných osob. Vždy by měl být využíván osobní účet s odpovídajícími právy (ne univerzální „admin“ účet) a přihlašování by mělo být chráněno silným heslem a ideálně i dvoufaktorem.

4. Zanedbaná údržba a aktualizace systému

Přístupový systém je technologií, která – stejně jako každé jiné IT řešení – vyžaduje pravidelnou údržbu, kontrolu a aktualizaci. Mnoho firem však po počátečním nasazení systému přestane věnovat pozornost jeho technickému stavu, bezpečnostním aktualizacím nebo pravidelné kontrole hardwarových a softwarových komponent.

To může vést ke ztrátě funkčnosti, bezpečnostním rizikům nebo dokonce k úplnému selhání systému v kritickém okamžiku.

Nejčastější důsledky zanedbané údržby:

• Starý firmware nebo software s neopravenými bezpečnostními chybami.
• Opotřebované čtečky, které nereagují na karty nebo čipy.
• Zastaralé ovladače a nekompatibilita s novými zařízeními.
• Nedostupnost dat kvůli zanedbaným zálohám.
• Neaktuální databáze oprávnění – zaměstnanci, kteří již nemají být aktivní, stále mají přístup.

🛠️ Doporučení: Přístupový systém by měl být pravidelně kontrolován a aktualizován. Minimálně jednou za čtvrtletí doporučujeme provést revizi fyzického stavu zařízení a jednou ročně celkovou kontrolu systému – včetně softwaru a databází přístupových práv.

5. Nepřipravenost na výpadky a krizové situace

Ani ty nejlepší přístupové systémy nejsou stoprocentně imunní vůči technickým problémům, výpadkům proudu nebo nečekaným krizovým situacím. Přesto mnoho organizací nemá připravený plán, jak v takových momentech zajistit plynulý provoz nebo bezpečný vstup a výstup osob.

Chybějící krizový scénář může vést k narušení provozu, zdržení zaměstnanců, bezpečnostním rizikům nebo dokonce k panice při evakuaci.

Typické projevy nepřipravenosti:

• Neexistence záložních mechanismů (např. mechanické klíče, záložní napájení).
• Absence nouzového plánu při selhání systému nebo napadení hackerem.
• Neproškolení zaměstnanci – nevědí, jak reagovat při výpadku.
• Nedostatek záložních přístupových identifikátorů nebo offline režimu.

📌 Doporučení: Každý přístupový systém by měl být doplněn o záložní řešení a havarijní plán. To zahrnuje například UPS zdroje pro krátkodobé napájení, možnost manuálního odemknutí dveří nebo režim nouzového přístupu.

Závěrem

Správně nastavený přístupový systém je nejen kvalitním bezpečnostním prvkem, ale také nástrojem pro efektivní řízení lidí a procesů. Vyhnout se nejčastějším chybám znamená investovat do kvalitního návrhu, odborné správy a pravidelné údržby. A pokud hledáte spolehlivé a přehledné řešení, které umožňuje efektivní správu přístupových oprávnění i docházky, vyzkoušejte náš evidenční a docházkový systém Clockan, který vám práci zjednoduší a zabezpečí vaši firmu bez starostí.