Nezaplacená faktura: Co dělat, jak ji vymáhat a vzor upomínky

Fakturujete včas, dodáváte své služby nebo zboží bez prodlení – a přesto se občas stane, že odběratel nezaplatí. Nezaplacená faktura není jen účetní problém, ale i závažný zásah do cashflow firmy. Co dělat, když vám zákazník neuhradil fakturu ve lhůtě splatnosti? Jak správně postupovat, jaké máte právní možnosti a kdy hrozí promlčení neuhrazené faktury?

Nezaplacená faktura

Nezaplacená faktura je faktura po datu splatnosti, kterou odběratel neuhradil. Nejčastěji jde o běžné opomenutí, ale může se také jednat o záměrné zdržování plateb nebo finanční problémy odběratele. Prvním krokem by vždy měla být slušná a věcná upomínka – ideálně e-mailem nebo doporučeným dopisem.

Právní nástroje a možnosti sankcí

Pokud se váš odběratel k úhradě faktury nemá, nejde už jen o obchodní problém, ale o právní záležitost. Český právní řád věřiteli nabízí několik účinných nástrojů, jak chránit svá práva a přimět dlužníka k plnění. Je však důležité vědět, které z nich můžete využít – a za jakých podmínek.

1. Smluvní pokuta

Pokud jste se ve smlouvě předem dohodli na smluvní pokutě za pozdní úhradu, máte právo ji po dlužníkovi požadovat. Smluvní pokuta musí být sjednána písemně a jednoznačně – například ve všeobecných obchodních podmínkách nebo přímo v kupní smlouvě.

Příklad: „V případě prodlení s úhradou faktury se sjednává smluvní pokuta ve výši 0,5 % z dlužné částky za každý den prodlení.“

Smluvní pokuta je nad rámec dlužné částky a úroků z prodlení a může tak významně zvýšit motivaci k úhradě.

2. Úroky z prodlení

I pokud smluvní pokuta sjednána nebyla, máte nárok na tzv. zákonné úroky z prodlení. Jejich výši každoročně stanovuje vláda. Úroková sazba pro úroky z prodlení odpovídá základní úrokové sazbě ČNB, tzv. repo sazbě navýšené o 8 procentních bodů. K 1. 1. 2025 činí výše úroků z prodlení 12 %

Příklad: Pokud byla faktura splatná 1. 5. 2025 a dlužník ji uhradil až 1. 6. 2025, můžete mu naúčtovat úrok z prodlení za 31 dnů.

Úroky z prodlení jsou nárokovatelné ze zákona a není třeba je mít sjednané ve smlouvě.

3. Náklady spojené s vymáháním

Věřitel má právo žádat také náhradu nákladů, které mu vzniknou v důsledku neuhrazené faktury. Může jít o:

• odměnu advokáta za výzvu k plnění,
• náklady na soudní poplatky,
• poplatky inkasní agentuře,
• náklady na exekuci.

Dlužník, který bezdůvodně nezaplatí, tak riskuje, že bude hradit nejen samotnou fakturu a úroky, ale i veškeré vícenáklady, které věřitel musel vynaložit.

4. Výzva k plnění a platební rozkaz

Jestliže dlužník na upomínky nereaguje, může se věřitel obrátit na soud s návrhem na vydání platebního rozkazu. Jedná se o rychlé a efektivní soudní řízení, které ve většině případů proběhne bez jednání a přítomnosti stran.

Postup: Podáte návrh, doložíte fakturu a doručení výzvy, soud vydá platební rozkaz. Pokud se dlužník neodvolá do 15 dnů, stává se vykonatelným titulem (lze zahájit exekuci).

Důležité je mít v ruce všechny důkazy o existenci pohledávky – především smlouvu, fakturu, e-maily, doručení zboží nebo služby, a kopii upomínek.

💡 TIP: Pokud nejste právník, vyplatí se alespoň ve fázi předžalobní výzvy spolupracovat s advokátem. Už jen podpis advokáta pod výzvou často přiměje dlužníka k rychlé úhradě – a vám šetří čas i nervy.

Upomínka nezaplacené faktury

První upomínka nezaplacené faktury by měla být zaslána hned po uplynutí lhůty splatnosti – obvykle po 1–5 dnech. Pokud reakce nepřijde, je vhodné postupně zvyšovat důraz (druhá a třetí upomínka). Klíčové je vše pečlivě dokumentovat – každou komunikaci, zaslané dokumenty i data odeslání.

📄 Vzor první upomínky nezaplacené faktury

Předmět: Připomenutí platby – faktura č. 2025/0123

Dobrý den,

dovolujeme si Vás upozornit, že ke dni [datum] evidujeme nezaplacenou fakturu č. [číslo faktury] ve výši [částka], se splatností k [datum splatnosti].

Věříme, že se jedná pouze o nedopatření, a prosíme o úhradu do 5 pracovních dnů. V příloze opět zasíláme kopii faktury pro Vaši informaci.

Děkujeme za spolupráci.

S pozdravem
[jméno a podpis]
[název firmy]

Co dělat, když upomínky nezabírají?

Pokud na upomínky nikdo nereaguje, máte několik možností, jak nezaplacenou fakturu vymáhat:

• Telefonický kontakt – přímý hovor může přinést rychlé řešení.
• Odeslání předžalobní výzvy – buď sami, nebo prostřednictvím právníka.
• Mimosoudní vymáhání – přes inkasní agenturu nebo advokáta.
• Soudní vymáhání – např. návrhem na vydání platebního rozkazu.
• Exekuce – pokud máte vykonatelné rozhodnutí a dlužník stále neplatí.

⚠️ Pozor: Soudní cesta je sice efektivní, ale také časově i finančně náročnější. Proto je vhodné ji volit až jako poslední možnost – zejména u menších pohledávek.

Promlčení neuhrazené faktury

Promlčení neuhrazené faktury znamená, že po určité době zaniká vaše možnost pohledávku soudně vymáhat. Obecná promlčecí lhůta činí 3 roky ode dne splatnosti faktury. U některých pohledávek může být lhůta odlišná (např. ve stavebnictví), ale ve většině případů platí tato tříletá lhůta.

Promlčením dluh nezaniká, ale dlužník může u soudu namítnout promlčení – a soud pak vaši žalobu zamítne. Proto je důležité na promlčecí lhůtu myslet a případné soudní kroky podniknout včas.

Jak předejít problémům s nezaplacenými fakturami?

Prevence je často jednodušší než řešení důsledků. Co můžete udělat, abyste minimalizovali výskyt neplatičů?

• Prověřujte nové zákazníky – například pomocí registrů dlužníků nebo insolvenčního rejstříku.
• Zavádějte zálohové platby – zejména u nových klientů nebo větších zakázek.
• Mějte dobře napsané obchodní podmínky – včetně sankcí za prodlení.
• Používejte upomínací systém – automatické e-maily nebo SMS před splatností.
• Komunikujte – častá komunikace s klienty pomáhá předejít nedorozuměním.

Závěr

Nezaplacená faktura je vždy nepříjemná – ale nemusí být hned důvodem k panice. Důležité je jednat včas, srozumitelně a profesionálně. Využijte nejprve vhodné upomínky, poté právní nástroje, a mějte na paměti i riziko promlčení neuhrazené faktury. A především – nastavte ve firmě procesy tak, aby problémům s neplatiči předcházely.